User Management – Admin Portal Management Guide

User Management – Admin Portal Management Guide

Introduction

The User Management section in SAS Cleaning Suite helps you manage all staff accounts from one central location.

From adding new employees and contractors to assigning roles, updating permissions, and managing branch access — everything can be controlled inside the Admin Portal.

This guide is designed to be simple, practical, and beginner-friendly for all users, including:

  • Business owners
  • Office administrators
  • Operations managers
  • Non-technical users
  • First-time software users

Whether you manage a small cleaning team or multiple branches, User Management helps keep your staff accounts organized, secure, and easy to maintain.

What You’ll Learn

In this guide, you’ll learn how to:

  • Add employees and contractors
  • Manage user profiles
  • Assign staff to branches
  • Update employee information
  • Control user access and permissions
  • Disable or deactivate accounts
  • Monitor login activity
  • Organize your workforce more efficiently

How User Management Works

Inside SAS Cleaning Suite, every staff member receives their own account based on their role.

Each role gives users access to specific tools and features.

Simple Workflow Overview

New Staff Added → Role Assigned → Branch Assigned → Login Credentials Sent → User Access Activated → Daily Operations Managed

This structure helps keep operations secure, organized, and easy to manage.

Accessing User Management

Navigation Path

Dashboard → Workforce Management → Team Directory

or

Dashboard → User Management

Depending on your system setup, the menu name may vary slightly.

Understanding the User Management Dashboard

The User Management Dashboard gives you a complete overview of all users inside your company.

You can quickly view:

  • Employee names
  • Roles
  • Branch assignments
  • Account status
  • Login activity
  • Contact details

This makes it easier to monitor and manage your workforce from one place.

Types of Users in SAS Cleaning Suite

Before adding users, it’s important to understand the different user roles available in the system.

User Role Main Responsibility

Admin-  Manage the entire business

Manager -   Coordinate projects and teams

Cleaner-  Complete assigned cleaning jobs

Contractor-  Handle outsourced work

Client -  Track services and communicate

Each role has different permissions and access levels.

1. Add a New Employee or Contractor

Adding users allows staff members to access the system using their own login credentials.

Steps to Add a New User

Step 1: Open User Management

Go to:

Dashboard → User Management

Step 2: Click “Add User”

Select:

  • Add Employee
  •  or
  • Add Contractor

Step 3: Enter User Information

Fill in the required details such as:

  • First name
  • Last name
  • Email address
  • Phone number
  • Role
  • Assigned branch

Step 4: Create Login Access

The system may automatically send login credentials to the user’s email address.

The user will receive:

  • Login link
  • Username or email
  • Temporary password

Step 5: Save the User

Click:

“Save” or “Create User”

The new account will now appear in the user list.

Important Tip Before Creating Accounts

Always double-check the email address before saving the account.

The email address is commonly used for:

  • Login access
  • Notifications
  • Password recovery
  • Communication

Using the wrong email can prevent users from accessing their account properly.

2. Assign Users to Branches

Branch assignment helps organize staff based on work locations.

This is especially useful for companies operating in multiple cities or service areas.

Steps to Assign a User to a Branch

  1. Open the user profile
  2. Go to “Branch Assignment”
  3. Select the appropriate branch
  4. Save changes

The assigned branch may affect:

  • Schedules
  • Attendance tracking
  • Project visibility
  • Staff reporting

3. Edit User Information

You can update user information at any time if employee details change.

Information You Can Update

Admins can modify:

  • Contact details
  • Profile photos
  • Branch assignments
  • Roles and permissions
  • Employment details
  • Emergency contacts

Keeping records updated helps improve communication and reporting accuracy.

Steps to Edit a User Profile

  1. Open the Team Directory
  2. Select the user profile
  3. Click “Edit”
  4. Update the required information
  5. Save changes

The updates apply immediately after saving.

4. Manage User Roles & Permissions

Roles determine what users can access inside the platform.

This helps protect sensitive business information and keeps workflows organized.

Common Role Examples

Admin

Can access:

  • Business settings
  • Financial reports
  • User management
  • Projects
  • Payroll
  • System settings

Manager

Can access:

  • Team schedules
  • Projects
  • Staff coordination
  • Work reports

Cleaner

Can access:

  • Assigned jobs
  • Clock-in tools
  • Work updates
  • Schedules

Contractor

Can access:

  • Assigned projects
  • Attendance tools
  • Project communication

Steps to Change User Roles

  1. Open the user profile
  2. Select “Roles & Permissions”
  3. Choose the new role
  4. Save changes

Role changes update the user’s access permissions automatically.

5. Deactivate or Disable Users

If a staff member leaves the company or no longer requires access, admins can deactivate the account.

This improves security and prevents unauthorized access.

What Happens When a User Is Disabled?

Disabled users:

  • Cannot log in
  • Cannot access company data
  • Remain stored in historical records

This helps preserve payroll, attendance, and reporting history.

Steps to Disable a User

  1. Open the user profile
  2. Click “Deactivate User”
  3. Confirm the action

The account will immediately lose access to the system.

6. Monitor User Activity

Admins can monitor account activity for security and operational purposes.

Activity Information May Include

  • Last login date
  • Device activity
  • Account status
  • Attendance history
  • Timesheet updates

This helps admins identify inactive accounts or unusual activity.

7. Manage Employee Documents

The system can also help securely organize employee-related documents.

Common Documents May Include

  • ID verification
  • Certifications
  • Contracts
  • Training records
  • Compliance documents

Keeping documents centralized helps improve organization and compliance tracking.

8. Search & Filter Users

As your company grows, finding users quickly becomes more important.

The search and filter tools help admins locate staff members faster.

You Can Search By

  • Name
  • Email
  • Role
  • Branch
  • Status

This makes workforce management easier and more efficient.

User Management Workflow Example

Here’s a simple example of how user management works inside SAS Cleaning Suite.

Example Workflow

  1. Admin hires a new cleaner
  2. Admin creates the employee account
  3. The cleaner receives login credentials
  4. The cleaner logs into the Cleaner Portal
  5. The manager assigns cleaning projects
  6. The cleaner starts daily operations
  7. Attendance and work reports update automatically

This workflow helps reduce manual coordination and improves operational efficiency.

Common Mistakes to Avoid

Avoid these common user management mistakes:

  • Using incorrect email addresses
  • Assigning the wrong role
  • Forgetting branch assignments
  • Giving unnecessary permissions
  • Leaving inactive accounts enabled
  • Not updating employee information regularly

Reviewing accounts regularly helps keep the system secure and organized.

Best Practices

To manage users more effectively:

✔ Use clear and accurate employee information

✔ Assign the correct user role

✔ Keep branch assignments updated

✔ Disable accounts for inactive staff

✔ Review permissions regularly

✔ Monitor login activity for security

✔ Keep employee records organized

✔ Use professional company email addresses when possible

These practices help maintain a secure and efficient workforce system.

Conclusion

The User Management section in SAS Cleaning Suite helps you organize your workforce more efficiently from one centralized system.

With proper user management, you can:

  • Improve staff coordination
  • Control system access securely
  • Organize teams and branches
  • Reduce operational confusion
  • Improve communication across the company

By keeping user accounts organized and updated, your business can operate more smoothly, securely, and professionally every day.