A Cleaner’s Guide to Clock In, Clock Out & Work Report Submission

Introduction

This guide explains how to start your shift, track your work time, take breaks, and submit your daily work report using the Cleaner Portal.

 It is designed to be simple and easy to follow, so anyone can use it without technical knowledge.

 What You Will Learn

In this guide, you will learn how to:

    • Start your shift using Clock In 
    • Track your working time 
    • Take and manage breaks 
    • End your shift using Clock Out 
    • Fill and submit your work report 
    • Understand how your manager reviews your work 

 Complete Workflow Overview

Task Assigned → Clock In → Work & Breaks → Clock Out → Submit Report → Manager Approval → Timesheet Updated

 Phase 1: Starting Your Shift (Clock In)

When your manager assigns a task, it will appear on your Dashboard under “Today’s Task.”

Step 1: Clock In

    1. Go to your Dashboard 
    2. Find your assigned task 
    3. Click “Clock In” 

 This will start your work timer.

 Step 2: Track Work Time

    • After clocking in, a “Work Time On” timer will start 
    • This shows how long you have been working 

 Step 3: Take a Break (If Needed)

    • Click “Start Break” when you take a break 
    • Click “End Break” when you return 

 Your work timer will pause and resume automatically.

 Step 4: Manual Clock In (If Needed)

If the normal clock-in doesn’t work:

    • Click “Clock In Now (Manual Section Required)” 
    • Select your assigned project 
    • Click “Confirm Start Time” 

 Use this only if there is a technical issue.

 Phase 2: Ending Your Shift (Clock Out)

Step 1: Clock Out

    • After finishing your job 
    • Go to your Dashboard 
    • Click the orange “Clock Out” button 

 Step 2: Work Report Opens Automatically

    • After clocking out, a Work Report form will open automatically 
    • You must complete this to finish your shift 

 Phase 3: Completing Your Work Report

The work report is very important. It shows what work you have done.

 Step-by-Step Report Filling

 Step 1: Shift Details

Fill in:

    • Start Time 
    • End Time 
    • Break Details 
    • Work Status (e.g., Completed) 

 This helps calculate your total working hours.

Step 2: Resource Update

Add details of materials used:

    • Glass cleaner 
    • Microfiber cloth 
    • Vacuum or other tools 

 You can also upload photos if needed.

 Step 3: Task Completed

Select the tasks you finished, such as:

    • Deep cleaning 
    • Kitchen cleaning 
    • Bathroom sanitization 

 Step 4: Summary & Photos

    • Write a short summary of your work 
    • Upload: 
    • Before photos 
    • After photos 

 Photos are required as proof of your work.

 Special Case: Manual Report

If you used Manual Clock In:

    • You must write a reason 
    • Explain why normal clock-in didn’t work 
    • Upload any proof if needed 

 Then click “Send Request”

 Phase 4: Manager Approval & Timesheet Update

What Happens Next?

    • Your report is sent to the manager 
    • The manager will: 

 Approve it 

 Or send it for inspection 

Automatic Updates

Once approved:

    • Your Timesheet is updated automatically 
    • Your total working hours are recorded 
    • Your performance report is updated 

 Daily Workflow Example

    1. Check your assigned task 
    2. Click Clock In 
    3. Do your work 
    4. Take breaks if needed 
    5. Click Clock Out 
    6. Fill work report 
    7. Submit report 
    8. Wait for manager approval 

 Best Practices for Cleaners

✔ Always clock in before starting work 

✔ Do not forget to clock out 

✔ Take breaks properly using the system 

✔ Fill the report completely 

✔ Upload clear before/after photos 

✔ Use manual clock-in only if necessary 

✔ Submit your report on time 

 Conclusion

The Clock In, Clock Out & Work Report system helps you:

✔ Track your working hours correctly

 ✔ Show proof of completed work

 ✔ Ensure accurate payment

 ✔ Maintain professional work records

 By following this guide, you can complete your tasks smoothly and avoid any issues.